Una herramienta para la
eficacia
Eramis Cruz
En un país democrático, que requiera la participación de la ciudadanía
ha de existir una alta motivación para que se crean organizaciones de diferente
tipología como sindicatos, cooperativas de diferentes propósitos, partidos
políticos, instituciones religiosas, juntas de vecinos y ligas agrarias de
productores campesinos, entre otras. Estas son las organizaciones de base de un
país, forman parte de la infraestructura, son las que deben ser motivadas y
apoyadas por el estado y sus organismos para que cumplan con sus propósitos de
bienestar y progreso general de la población.
Una organización de membrecía debería estar afiliada a una federación o confederación
que según sus principios, categorías, y los objetivos que se quieren
corresponda a la necesidad por la cual la organización fue fundada. Existen
organizaciones pequeñas que son independientes, pero tienen como desventaja que
sus limitados recursos no les permiten una mayor orientación y formación técnica
ni se enmarcan en una línea ideológica que defina su fundamento, no obedecen
una estrategia general, tampoco su
programa le permite obedecer a una táctica definida frente a otras fuerzas que
contradicen sus intereses, en el caso de los sindicatos seria la empresa o su administración,
y para las demás se podría citar el gobierno y sus instituciones.
La mayoría de las organizaciones en nuestra sociedad no siguen los
indicadores del plan de trabajo. El plan de trabajo debe ser mandatorio según
los estatus de la organización. Pero eso no basta, sino que la directiva debe
de empeñarse para que todos sus miembros e inclusive los de la organización
conozcan a cabalidad que es un plan de trabajo, como se planifica y como se
ejecuta y como deber ser evaluado. Partiendo del criterio de que el plan de
trabajo debe ser planificado, ejecutado, y evaluado.
La planificación se hace a partir de los objetivos de la organización y
esto objetivos posiblemente serán logrados a corto, mediano y largo plazo. Para
ser posible la ejecución del Plan de Trabajo hay que tomar en cuenta los
objetivos que se quieren, y los recursos con que se cuenta. Los recursos pueden
ser económicos, materiales, técnicos y humanos. En nuestros países la mayoría
de las organizaciones están estructuradas
según los mandatos de los estatutos. Estos estatutos son aprobados por
la mayoría de los miembros en la primera asamblea que es la que se llama
asamblea constitutiva. En estos estatus quedan planteados los objetivos de la
organización.
Los mismos establecen una directiva con los cargos más importantes para
hacer posible el funcionamiento y la eficacia o el éxito de la entidad, como es
natural ha de haber un presidente, un secretario de organización, un secretario
de finanzas, un secretario de educación, uno de prensa y propaganda, y un
secretario de relaciones públicas. Es fácil deducir que algunos aspectos del
plan del trabajo están estrechamente relacionados con su correspondiente
secretaria, como son los objetivos de finanzas a la secretaría de finanzas, los
de organización con la secretaria de organización y sucesivamente.
También los estatus de la organización estableen los organismos
necesarios para la vida de la institución como son la asamblea general,
asamblea eleccionaria y asamblea
extraordinaria. Las federaciones y las confederaciones tienen los mismos
organismos, pero con diferentes nombres, como el Comité Ejecutivo Nacional
(CEN), Consejo y Congreso.
Dependiendo del tipo de organización, sindical, cooperativa, junta de
vecino, partido político, organizaciones para la cultura y el arte, o bien de
tipo religiosa, los objetivos a cortos, medianos y largos plazos serán
diferentes, pero la metodología de Plan de Trabajo y el proceso al que conlleva
es el mismo, planificación, ejecución y evaluación. Esto también incluye a la Fundaciones o
instituciones sin fines de lucro, también deberían contar con un plan de
trabajo, no solamente la propuesta por las que fueron establecidas o las que se
ajustan a ciertos programas o necesidades de la sociedad o grupos de personas
determinadas.
La complejidad del Plan de Trabajo es la razón por la que muchas
organizaciones no tienen uno. Un Plan de Trabajo es la vida de la organización,
debe ser parte de un proceso continuo, de manera que el Plan de Trabajo de este
año será la base para la sucesión del plan de trabajo del año próximo.
Todo indica que al planificar el Plan de Trabajo se debe de partir de lo
que se quiere que son los objetivos que se persiguen, pero la planificación
tampoco es estática, debido que puede ser ajustada en la marcha, lo más
importante al planificar el Plan de Trabajo es determinarlo según los recursos
que se tienen y los recursos que se
pueden lograr como parte del mismo plan.
El recurso más importante de una organización es el recurso humano, no
solamente la cantidad sino también la calidad. Por eso la educación de los
directivos y los miembros es tan importante para elevar la calidad del recurso
humano con el cuenta la organización.
Una buena planificación hará más fácil la ejecución del Plan de Trabajo.
La ejecución es la acción, llevar a cabo las actividades del Plan de Trabajo
con la participación de todos los miembros. A veces es necesario hacer equipos
con los directivos y los miembros. La acción es la que da vida a las
organizaciones. A la gente le gusta participar especialmente cuando ven que
existe una organización eficiente en la que las cosas no se dejan al azar.
Para ser más práctico el plan de trabajo puede incluir un programa o
calendario de actividades, con el tipo de trabajo que se va a realizar, la
persona o personas responsables, el lugar la fecha y la hora especifica.
Al finalizar una ejecutoria debe ser evaluada de manera crítica. Esto
permite conocer cuales errores se cometieron durante la ejecutoria, que hizo
falta, cuáles fueron los puntos débiles y los puntos fuertes. Pero aparte de
ese tipo de evaluación para un aspecto determinado también debe de evaluarse,
cada tiempo establecido, el Plan de Trabajo en general. Esto permite saber si
la organización está creciendo o está estancada, o en que aspecto hay que
enfatizar más.
Cuando no existe un plan de trabajo se carece de una metodología para la
ejecutoria, no se sabe con cuales recursos se cuenta ni tampoco cuales son las
metas a diferentes plazos para hacer posible el éxito de la institución. Sin un
Plan de Trabajo cada secretaria trabaja por su cuenta y no hay coordinación
bajo un programa del conjunto.
Todo líder debe ser un experto en lo relacionado al Plan de Trabajo y
debe tener experiencia en la ejecución del mismo. Tener unos estatutos no es
suficiente, ya que estos establecen reglas y principios, contienen la estructura
de la organización en término de organismos y procesos, pero no establecen los
aspectos prácticos de la ejecutoria de un plan de trabajo de acuerdo con un
programa o un calendario.
Pocas organizaciones, cuentan con un Plan de Trabajo cabal, en muchas
los miembros no tienen idea de lo que es ni de cómo se ejecuta, pero aquellas
organizaciones que lo hacen o lo hagan verán en poco tiempo los resultados y la
eficacia del trabajo tanto dentro de la organización como con la comunidad.
